Häufige Fragen zu SPRechnung, XRechnung, ZUGFeRD und lokalem Betrieb.

SPRechnung ist für jeden Unternehmer, Freiberufler und KMU konzipiert, der die volle Kontrolle über seine Daten (Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen) behalten möchte. Während Cloud-Anbieter den Upload sensibler Kunden- und Rechnungsdaten auf fremde Server verlangen, arbeitet SPRechnung rein lokal. Auch die E-Rechnungsvalidierung läuft komplett offline.

Es ist die ideale Lösung für alle, die:

• Datenschutz priorisieren: Keine Speicherung von Geschäftsgeheimnissen in der Cloud.
• Rechtssicherheit suchen: Verbindliche Erstellung und Prüfung von XRechnungen für B2B und B2G (Behörden).
• Transparenz wollen: Wer eingehende E-Rechnungen nicht nur „verarbeiten“, sondern auch verstehen und prüfen möchte, findet hier das perfekte Werkzeug.

SPRechnung ist kein einfacher „Schreiber“, sondern Ihre lokale Schaltzentrale für den elektronischen Rechnungsverkehr. Der Funktionsumfang umfasst:

• Erstellung (Ausgang): Erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen. Jedes Dokument kann als professionelles PDF und/oder als rechtskonforme E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD) exportiert werden.
• Prüfung: Nutzen Sie den integrierten Validator, um sowohl Ihre selbst erstellten als auch eingehende Rechnungen technisch und inhaltlich auf Herz und Nieren zu prüfen.
• Visualisierung (Viewer): Machen Sie „Code“ lesbar. Eingehende XML-Rechnungen (UBL/CII) werden über die offizielle Anzeige-Logik in eine klare HTML-Ansicht umgewandelt. So sehen Sie sofort, was Sie bezahlen sollen.
• Lokale Verwaltung: Alle Belege werden in einem lokalen Archiv organisiert, auf das nur Sie Zugriff haben.
• Export & Schnittstellen (Übergabe): Bereiten Sie Ihre Daten per Klick für die Buchhaltung vor. Exportieren Sie Belegpakete, Journale oder Stammdaten in gängigen Formaten (ZIP, Excel, CSV), um sie sicher an Ihren Steuerberater zu übergeben.

Empfohlen wird folgender Ablauf:

1. Zuerst Ihre Stammdaten anlegen (eigene Firmendaten, Bankverbindung, Steuereinstellungen, Adresse).
2. Ein erstes Kundenprofil erstellen.
3. Danach können Sie direkt im Dokumenten-Editor Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen erzeugen.

Ja. Sie können den Installations-Leitfaden (PDF) herunterladen oder die toolinterne Hilfe nutzen. Diese unterstützt Sie Schritt für Schritt beim Anlegen der Stammdaten, beim Einbinden Ihres Firmenlogos, den PDF-Einstellungen sowie beim Import der XRechnung-Bundles.

Die Anwendung ist in folgende Bereiche gegliedert:

• Dashboard: Übersicht und Schnellzugriff auf die letzten Aktivitäten.
• Stammdaten: Verwaltung Ihrer Firmendaten und des Kundenstamms.
• Dokumenten-Editor: Schnittstelle für die visuelle Erstellung von Rechnungen, Angeboten und ABs.
• XRechnung: Bereich zum Generieren, Validieren und Visualisieren von XML-Dateien.
• Einstellungen: Konfiguration der Anwendung, Pfade und Bundle-Manager.
• Archiv: Geordnete lokale Ablage aller gespeicherten Dokumente.

Alle Daten liegen lokal auf Ihrem PC im Verzeichnis %APPDATA%\SPRechnung. Dazu gehören Ihre Stammdaten, Dokumente, Einstellungen, Presets, das lokale Archiv sowie die importierten XRechnung-Bundles.

Das Dashboard bietet eine schnelle Übersicht über wichtige Arbeitsbereiche. Es zeigt Ihnen die zuletzt bearbeiteten Dokumente, ermöglicht Schnellaktionen (z. B. „Rechnung erstellen“), liefert Statushinweise und bildet Einstiegspunkte für zentrale Workflows.

Nein. Es gibt nur eine einzige Programmdatei. Der Funktionsumfang (z. B. Testversion oder unlimitierte Vollversion) wird intern über den Lizenzierungsstatus gesteuert.

Sie laden SPRechnung herunter und installieren es. Nach Ablauf der Test-Freischaltungen wird die uneingeschränkte Nutzung durch eine Lizenzdatei aktiviert, die Sie einfach direkt in der Anwendung importieren.

Gehen Sie in SPRechnung in den Bereich Einstellungen / Lizenzierung und tragen Sie Ihre Daten ein. Die Anwendung erzeugt daraus eine Lizenzanforderung (Request), die Sie per E-Mail an SP Services senden.

Nach Zahlungseingang wird Ihre Lizenzanforderung signiert und Ihnen als Lizenzdatei zurückgesendet. Diese importieren Sie in den Einstellungen Ihres Programms, woraufhin alle Funktionen freigeschaltet werden.

Ja, vollständig. Alle Daten bleiben lokal auf Ihrem PC im Windows-Benutzerverzeichnis (AppData). Es findet keine Cloud-Übertragung statt. Auch die Validierung der Rechnungen läuft komplett offline.

Ja. SPRechnung speichert alle Daten ausschließlich auf Ihrem lokalen System und arbeitet offline. Es besteht kein Zwang zur Nutzung einer Cloud-Plattform.

Nein. SPRechnung folgt dem Offline-First-Prinzip. Die Daten bleiben in der Hoheit des Nutzers. SPRechnung überträgt keine Rechnungs-, Kunden- oder Servicedaten an SP Services oder eine Cloud. Es gibt keine automatischen Synchronisierungen oder verdeckten Datenübertragungen im Hintergrund.

Die Daten werden im Windows-Benutzerprofil (AppData) unter dem SPRechnung-Anwendungsordner abgelegt. Dadurch sind für den Betrieb keine Windows-Administratorrechte erforderlich, und die Daten sind pro Systembenutzer sauber getrennt.

Ja. SPRechnung ist gezielt auf eine lokale Windows-Arbeitsumgebung ausgerichtet und bleibt bewusst ohne Cloud-Zwang. Die Daten bleiben in der Hoheit des Nutzers; SPRechnung überträgt keine Rechnungs-, Kunden- oder Servicedaten an SP Services oder eine Cloud.

Nein. Für SPRechnung erwerben Sie eine Einmal-Lizenz statt einer dauerhaften Abo-Abhängigkeit. Die Nutzung ist unabhängig von permanenten Online-Plattformen oder externen Servern.

Ja. Auch in der Team-Variante bleibt die Datenhaltung lokal beim Nutzer. Der gemeinsame Datenstand liegt typischerweise im eigenen lokalen Netzwerk des Unternehmens, und Sie entscheiden selbst, wo die Shared-Datenbank abgelegt wird.

Wählen Sie im Dokumenten-Editor den Dokumenttyp „Rechnung“ aus, füllen Sie die Kopf- und Kundendaten, Positionen, Steuern und Zahlungsinformationen aus. Anschließend können Sie das Dokument direkt als PDF ausgeben und optional die zugehörige XRechnung-XML generieren.

Ja. Im Dokumenten-Editor können Sie den Dokumenttyp auf „Angebot“ oder „Auftragsbestätigung“ umschalten und die Daten analog eingeben und bearbeiten.

Ja. Sie können Ihr Firmenlogo in den Einstellungen bzw. Stammdaten hinterlegen. Die PDF-Ausgabe übernimmt dieses automatisch und wendet Ihre Layout- und Format-Vorgaben an.

Dies läuft über die Stammdaten. Ihre eigenen Firmendaten werden als Verkäuferdaten herangezogen. Die Käuferdaten können mit einem Klick aus den gespeicherten Kundenprofilen geladen werden, wodurch alle relevanten Felder direkt im Dokument befüllt werden.

Ja. Das Mahnwesen ist direkt in den Finanzkontext integriert. Es unterstützt Standardmahnungen, individuelle Anpassungen, eine Mahnhistorie und die direkte Vorschau des Mahndokuments im Zusammenhang mit der jeweiligen Rechnung.

Ja. SPRechnung unterstützt eine PDF-Ausgabe mit Ihrem Firmenlogo und einer frei wählbaren Akzentfarbe. Damit passen Ihre Rechnungen und Angebote optisch perfekt in Ihren Unternehmensauftritt.

Ja. Serienrechnungen inklusive einer Erinnerungsfunktion und einer komfortablen 1-Klick-Erzeugung sind vollständig in die Anwendung integriert.

Ja. Die Kleinunternehmer-Regelung (Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG) ist durchgängig in allen Belegworkflows und Berechnungen implementiert.

Mit der Team-Edition können mehrere Arbeitsplätze über eine gemeinsame (Shared) Datenbank im lokalen Netzwerk verknüpft werden. Über integrierte Nutzerrollen können Zugriffsrechte individuell vergeben werden.

Ja, das ist möglich, sollte aber mit Vorsicht geschehen. Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Löschen. Gelöschte Dokumente können nicht automatisch wiederhergestellt werden, es sei denn, Sie verfügen über ein externes Backup.

Ja. Sie können ein archiviertes Dokument auswählen und auf Bearbeiten klicken. Das Dokument wird dann direkt wieder in den Editor geladen, um Anpassungen vorzunehmen oder Folgedokumente zu erstellen.

Das Archiv listet unter anderem den Dokumenttyp, die Dokumentnummer, das Ausstellungsdatum, den Kunden, die Gesamtsumme, den Status sowie Hinweise zur PDF- und XRechnung-Ausgabe auf.

Ja. SPRechnung bietet strukturierte Export-Funktionen. Sie können Belege als ZIP-Archiv inklusive der PDF- und XML-Dateien sowie optionaler Zusatzdokumente exportieren.

Ja. Die Anwendung verfügt über eine Backup-Routine, mit der Sie Ihre Daten sichern und bei Bedarf wiederherstellen können. Ein regelmäßiges Backup wird dringend empfohlen, insbesondere vor dem Einspielen von Software-Updates.

Im Backup werden in der Regel der gesamte lokale Datenspeicher (Datenbank), Stammdaten, erstellte Dokumente, Benutzervorlagen (Presets), Einstellungen sowie importierte Bundle-Informationen gesichert.

Die Wiederherstellung erfolgt über die Restore-Funktion im Einstellungsbereich. Nach dem Einlesen des Backups wird der Datenspeicher auf den gesicherten Stand zurückgesetzt. Idealerweise sollte die Wiederherstellung bei geschlossener Editor-Ansicht durchgeführt werden.

Ja. SPRechnung unterstützt strukturierte Exportpfade für den Steuerberater, einschließlich des Formats DATEV EXTF700 sowie komfortable 1-Klick-Steuerberaterpakete.

Ja. System-Audit-Events, strukturierte Exportpakete, Prüfdaten im IDEA-Format sowie Vorlagen für eine Verfahrensdokumentation sind integriert, um die GoBD-Anforderungen zu unterstützen.

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datenformat (gemäß dem europäischen Standard EN 16931) ausgestellt wird. Genau diese strukturierte Form macht die automatische elektronische Weiterverarbeitung und formale Prüfung durch Systeme überhaupt erst möglich.

Ein PDF-Dokument ist in der Regel für das menschliche Auge formatiert und lesbar, kann jedoch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen nicht ohne Weiteres strukturiert ausgelesen werden. Eine E-Rechnung besteht primär aus standardisierten XML-Daten, die automatisch und fehlerfrei verarbeitet werden können.

Nein. Die XRechnung ist zwar historisch stark im B2G-Kontext (öffentliche Hand) etabliert worden, E-Rechnungen spielen aber auch im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen) eine immer größere Rolle. Maßgeblich ist, welche gesetzlichen Übergangsfristen und Vorgaben für Ihre Unternehmenskonstellation gelten.

Der Gesetzgeber sieht eine stufenweise Einführung und Übergangsfristen für den E-Rechnungsversand vor. Dies hängt von Faktoren wie Ihrem Jahresumsatz und den Anforderungen Ihrer Kunden ab. SPRechnung ist technisch darauf ausgelegt, Sie bei all diesen rechtlichen Pflichten zukunftssicher zu unterstützen.

XRechnung ist ein rein strukturiertes deutsches E-Rechnungsformat (XML) ohne visuelle PDF-Komponente. ZUGFeRD / Factur-X ist ein Hybridformat: Es verbindet ein für Menschen lesbares PDF/A-Dokument mit einer darin eingebetteten, unsichtbaren XML-Datei. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen E-Rechnungs-Anforderungen in Deutschland, sofern das richtige Profil gewählt wird.

SPRechnung unterstützt die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) durch nachvollziehbare Historien, prüfungsnahe DATEV-Exporte und GoBD-Exportpakete. Da die GoBD-Konformität jedoch immer auch Ihre internen Betriebsabläufe und die Archivierung betrifft, kann das Tool selbst keine Rechts- oder Steuerberatung ersetzen.

Ja. Sie können XRechnung (in den Syntaxen UBL und CII) sowie ZUGFeRD / Factur-X (PDF mit eingebetteter XML) direkt aus demselben Belegdatensatz generieren. SPRechnung deckt die Erstellung, Validierung und Visualisierung im fachlichen Workflow ab.

Nein. Sie erfassen Ihre Rechnungsdaten nur ein einziges Mal. Auf Knopfdruck erzeugt die Software daraus das gewünschte PDF-Layout, eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument.

Sie erfassen alle Positionen im gewohnten Dokumenten-Editor. Danach wechseln Sie in den Reiter XRechnung, lassen die XML-Datei erzeugen und prüfen diese direkt lokal mit dem integrierten Validator.

Ja. Sowohl die Generierung der XML-Dateien als auch die formale Validierung gegen die offiziellen Regelwerke laufen vollständig lokal auf Ihrem Rechner ab. SPRechnung überträgt dabei keine Rechnungs-, Kunden- oder Servicedaten an SP Services oder eine Cloud.

Zu den Pflichtangaben gehören vollständige Adressdaten und Kennzeichnungen der Parteien, Steuernummern bzw. USt-IdNr., Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, detaillierte Rechnungsbeträge nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Zahlungsbedingungen, ein Leistungsdatum und – insbesondere im B2G-Umfeld – die Leitweg-ID bzw. Käuferreferenz (Buyer Reference).

Ja. Die XRechnung eignet sich hervorragend für den B2B-Verkehr, sofern Ihr Kunde strukturierte XML-Dateien verarbeiten kann. Viele ERP-Systeme können XML-Rechnungen direkt einlesen und automatisiert verbuchen, was zu einer schnelleren Rechnungsbegleichung führt.

Neue offizielle Versionen der XRechnung-Bundles können direkt in das Programm importiert werden. Dadurch muss bei gesetzlichen Anpassungen oder Versionswechseln der Geschäftsregeln nicht das gesamte Programm neu installiert werden. Sie bleiben flexibel und kontrollieren selbst, welche Version aktiv ist.

Für rechtliche und technische Vertiefungen stehen folgende offizielle Referenzportale bereit:

XRechnung:

• FAQ XRechnung / Offizielle Grundlagen der KoSIT
• XRechnung-Übersicht und Bundles (KoSIT)
• FAQ E-Rechnung des Bundes

ZUGFeRD / Factur-X:

• FeRD – ZUGFeRD / Factur-X Standards
• Factur-X Standard (FNFE-MPE)

Allgemeiner E-Rechnungs-Kontext:

• BMF – Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ja. In SPRechnung können Sie eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Daten importieren, inhaltlich prüfen (Mengen, Preise, Steuersätze) sowie mit dem integrierten Validator technisch gegen die offiziellen Schematron-Regeln validieren.

Ja. Der integrierte Viewer wandelt die XML-Daten (UBL oder CII) über offizielle Visualisierungsvorlagen in ein übersichtliches, menschenlesbares HTML-Dokument um. So können Sie die Rechnung prüfen, ohne kryptischen XML-Code lesen zu müssen.

Der Viewer bereitet alle wesentlichen Elemente auf, darunter: Absender- und Empfängerdaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersätze und -beträge, Zahlungsbedingungen, detaillierte Positionen (Preise, Mengen, Leistungsbezeichnungen) sowie optionale Routing-Referenzen (wie die Leitweg-ID).

Nein. Nach dem Import eines XRechnung-Bundles erfolgt die Visualisierung und Übersetzung der XML-Dokumente vollständig lokal auf Ihrem System.

In diesem Fall hilft die Kombination aus Viewer und Validator: Der Viewer versucht, die Daten bestmöglich darzustellen, während der Validator Ihnen präzise auflistet, welche formalen Fehler die Datei aufweist. Bei schwerwiegenden XML-Strukturfehlern kann die Anzeige im Viewer eventuell eingeschränkt sein.

Wichtig ist der Aufbau strukturierter Betriebsprozesse. SPRechnung unterstützt Sie durch die lokale Ablage im Archiv. Folgende Maßnahmen haben sich bewährt:

• Einen klaren digitalen Eingangskanal festlegen (z. B. eine dedizierte E-Mail-Adresse wie rechnung@...).
• Eingehende Rechnungsdateien direkt in ein festes, strukturiertes Verzeichnis ablegen.
• Jede eingehende XML-Rechnung mit dem lokalen Validator auf technische Gültigkeit und Plausibilität prüfen.
• Freigabeprozesse dokumentieren und die XML-Originaldatei unveränderbar und GoBD-konform archivieren.

Der KoSIT-Validator ist das offizielle deutsche Prüfwerkzeug (entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards), das XML-Rechnungen auf Einhaltung der Syntaxregeln (Schemata/XSD) und Geschäftsregeln (Schematron) prüft. Er stellt sicher, dass die E-Rechnung standardkonform ist und vom Empfänger verarbeitet werden kann.

Viele Empfänger (insbesondere Behördenportale, aber zunehmend auch B2B-Unternehmen) lehnen Rechnungen, die nicht dem Standard entsprechen, vollautomatisch ab. Eine fehlgeschlagene Validierung führt daher fast immer zu Zahlungsverzögerungen oder erhöhtem Nacharbeitsaufwand.

Ein grünes Ergebnis bedeutet, dass das geprüfte XML-Dokument alle formalen Syntax- und Geschäftsregeln des gewählten XRechnung-Stands fehlerfrei erfüllt und als valide E-Rechnung versendet bzw. empfangen werden kann.

Nachdem Sie ein Dokument erstellt oder ein XML-Dokument geladen haben, klicken Sie im Validator-Bereich auf „Validieren“. Die Software prüft das XML lokal gegen die aktiven Geschäftsregeln und zeigt Ihnen das Ergebnis sofort als übersichtlichen Report an.

Der Report listet alle Fehlermeldungen (z. B. mit Regel-IDs wie BR-DE-1) auf, nennt die betroffenen Business Terms (BTs) und liefert verständliche Fehlerbeschreibungen (z. B. „Die Postleitzahl des Käufers fehlt“ oder „Die Mehrwertsteuersumme stimmt rechnerisch nicht mit der Bemessungsgrundlage überein“).

Ein Bundle ist ein offizielles Dateipaket der KoSIT, das alle technischen Schemata, Schematron-Regeln, Codelisten und Visualisierungs-Stylesheets für eine bestimmte XRechnung-Version (z. B. Version 3.0.x) enthält.

Das manuelle Einspielen von Bundles ist ein zentrales Sicherheits-Feature von SPRechnung, um dem Offline-First-Prinzip treu zu bleiben:

• Kein „Phone Home“: SPRechnung baut von sich aus keine Hintergrundverbindungen zu externen Servern auf, um Datenhoheit und Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten zu wahren.
• Volle Souveränität: Sie allein entscheiden, wann und welche Version der Geschäftsregeln Sie einspielen, indem Sie das offizielle Zip-Archiv direkt von der vertrauenswürdigen Quelle (xeinkauf.de) laden.
• Transparenz: Durch den manuellen Import wissen Sie jederzeit ganz genau, nach welchem Regelwerk Ihre Rechnungen aktuell erzeugt und geprüft werden.

Sie können die offiziellen Bundles jederzeit kostenfrei von der Website xeinkauf.de herunterladen und diese ZIP-Datei direkt im Bundle-Manager von SPRechnung importieren.

Sobald Sie das importierte Bundle im Manager aktivieren, stellt SPRechnung alle abhängigen Logiken (die XML-Erstellung, den Validator und den Viewer) automatisch und konsistent auf diese Version um.

Für den manuellen Download der Installationsdateien oder der Bundle-ZIPs von der offiziellen Website müssen Sie online sein. Die gesamte anschließende Installation, Verarbeitung, Rechnungsprüfung und XML-Erstellung erfolgt jedoch komplett offline auf Ihrem PC.

Nein. Offizielle neue XRechnung-Bundles können Sie einfach importieren und im Tool aktivieren. Dadurch sind Sie bei Änderungen der Validierungs- und Erstellungsregeln flexibel und zukunftssicher aufgestellt.

Prüfen Sie als Erstes die Vollständigkeit der Pflichtfelder in Ihren Stammdaten sowie im Beleg (z. B. Adressdaten des Käufers, Steuerkategorien und die Buyer Reference/Leitweg-ID). Speichern Sie die Änderungen und stossen Sie die XML-Erzeugung erneut an.

Typische Fehlerursachen sind unvollständige Firmendaten des Verkäufers, fehlerhafte Steuerschlüssel (z. B. bei steuerfreien Auslandslieferungen), fehlerhaft formatierte Endpoint-Kennungen oder Rundungsdifferenzen in den Positionssummen.

Lesen Sie die Fehlermeldung im Report aufmerksam durch. Identifizieren Sie den betroffenen Bereich (z. B. über den erwähnten Business Term wie BT-110). Wechseln Sie in den Editor, korrigieren Sie das entsprechende Datenfeld und wiederholen Sie die Validierung.

Ein gelber Status steht für Hinweise oder Plausibilitätswarnungen. Die XML-Datei entspricht zwar den formalen Anforderungen und ist rein technisch valide, es gibt jedoch eventuell inhaltliche Abweichungen, die Sie vor dem Versand prüfen sollten.

Rot bedeutet, dass die Rechnung mindestens eine zwingende Geschäftsregel verletzt. In diesem Zustand ist die E-Rechnung formal fehlerhaft und sollte nicht versendet werden, da Empfängerportale diese in der Regel ablehnen.

Besonders kritisch für eine fehlerfreie Rechnungsvalidierung sind:

• Eigene Firmendaten: Vollständiger Firmenname, physische Adresse (Postfach reicht für E-Rechnungen oft nicht aus), USt-IdNr., Steuernummer, Handelsregisternummer (falls vorhanden) sowie IBAN und BIC.
• Kundenstammdaten: Korrekter Name des Käufers, Lieferadresse und die Rechnungsadresse.
• Routing-Referenzen: Leitweg-ID bzw. Buyer Reference für B2G-Empfänger.

Diese Felder werden im E-Rechnungsverkehr benötigt, um die elektronischen Empfängeradressen eindeutig zu identifizieren (z. B. über eine Peppol-ID oder die USt-IdNr. des Empfängers). Fehlen diese Angaben oder sind sie ungültig, bricht die formale Validierung meist mit Fehlermeldungen ab.

Sie können Kundenprofile in den Stammdaten anlegen und abspeichern. Beim Erstellen einer neuen Rechnung laden Sie das Kundenprofil bequem mit einem Klick in den Editor, wodurch Falscheingaben vermieden werden.

SPRechnung verfügt über konfigurierbare Nummerierungslogiken pro Dokumenttyp:

• Pattern definieren: In den Einstellungen legen Sie das gewünschte Nummernformat fest (z. B. mit Platzhaltern für das aktuelle Jahr).
• Fortlaufende Nummern: Das System zählt die Nummern automatisch hoch. Um Kollisionen zu vermeiden, sollten Sie Nummern nicht manuell zurücksetzen.
• Ordnung im Archiv: Die Rechnungsnummer dient als zentrales Such- und Sortierkriterium in Ihrem lokalen Archiv.

Ja. Sie können sowohl Rabatte auf einzelne Rechnungspositionen als auch globale Zu- und Abschläge auf die Gesamtsumme vergeben. Wichtig ist hierbei die korrekte steuerliche Zuordnung, damit die Steuerberechnung und der anschließende Validierungsreport stimmig sind.

Bei der E-Rechnung müssen die Steueranteile und Bemessungsgrundlagen auf den Cent genau aufgeschlüsselt werden (VAT breakdown). Wenn globale Rabatte falsch aufgeteilt werden oder Rundungsfehler entstehen, stimmt die Summenlogik nicht mehr, was die Prüf-Engine sofort als Fehler meldet.

Wir empfehlen folgende Konfigurationen:

• Eigene Firmendaten und Bankverbindung eintragen.
• Ihr Firmenlogo für die PDF-Ausgabe hochladen.
• Die Standardwährung und die bevorzugte Steuerlogik (Soll-/Ist-Versteuerung, Reverse-Charge-Vorgaben) definieren.
• Die Speicherpfade für Ihre Exporte und das Belegarchiv festlegen.
• Das aktuelle XRechnung-Bundle importieren und aktivieren.

Ja. In den Einstellungen können Sie die Verzeichnisse, in denen PDFs, XML-Dateien und Export-ZIPs auf Ihrer lokalen Festplatte oder Ihrem Netzlaufwerk abgelegt werden sollen, frei konfigurieren.

Dies erfolgt im Einstellungsbereich unter dem Menüpunkt **Bundles**. Dort sehen Sie alle importierten Stände und können das gewünschte Bundle aktiv setzen.

Die europäische Norm EN 16931 definiert alle zulässigen Datenfelder einer E-Rechnung als sogenannte **Business Terms (BT)**. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Terms, die Sie in SPRechnung konfigurieren: